TIP van de maand oktober 2013

Project planning

Bij het uitvoeren van projecten is planning vaak een lastig karwei.
Ik heb ooit een computermonitor gehad die eruit zag als een kerstboom, helemaal volgeplakt met geeltjes waarop allerlei dingen stonden die ik niet moest vergeten en belangrijk waren. Regelmatig gebeurde het dat ik midden in de nacht nog een lijstje in mijn hoofd aan het maken was.Monitor with stickers

Gelukkig bestaan er manieren om het plannen van werk en projecten te structuren.
Bij een project wil de opdrachtgever vooraf graag weten waar hij aan toe is en wil je zelf ook weten wat de impact van een project is zodat je alle projecten binnen de afspraken kunt realiseren.

Ook wil je graag weten hoeveel capaciteit een project gaat opslorpen zodat je kunt bepalen of er bijvoorbeeld capaciteit ingehuurd moet worden of wellicht meer acquisitie gepleegd moet worden.

Algemene bedrijfsplanning

Een korte lijst met daarin de hoofdlijnen en verwachte looptijd van de projecten kun je het beste combineren met andere werkzaamheden die binnen het bedrijf moeten plaatsvinden, zo zie je het totaalplaatje. Ook maak je zo buiten de projecten tijd voor bijvoorbeeld administratie, netwerken of andere noodzakelijke werkzaamheden die vaak niet als arbeidstijd in de agenda komen maar wel tijd kosten.
Daarnaast helpt deze planning om een beeld te vormen van de werkvoorraad en om in te schatten wanneer er meer acquisitie moet worden gepleegd.

Voor de algemene bedrijfsplanning is het verstandig dit iedere week vooruit te plannen voor de komende week waarbij op dagelijks niveau per uur een planning wordt gemaakt en voor de week erop per dag.
Aan het eind van iedere dag wordt de planning nogmaals bijgewerkt met wat werkelijk gerealiseerd is zodat dit later ook als bron gebruikt kan worden voor urenverantwoording en facturatie.

Project planning

Voor ieder individueel project wordt een afzonderlijke planning gemaakt. Het voordeel daarvan is dat op basis hiervan financiële afspraken gemaakt kunnen worden met de opdrachtgever en het proces van het project vastgelegd is.
Ik giet het meestal in een vorm van een To Do lijst waarbij alle stappen benoemd zijn en ook bepaald kan worden wie wat gaat uitvoeren. Door deze op Google Drive te zetten kan ik iedereen toegang geven die een Google account heeft en zo iedereen realtime informeren over de voortgang.

De ervaring leert dat hoe meer stappen een project kent en hoe meer mensen of partijen erbij betrokken zijn, de planning vaak niet gehaald wordt. Het is daarom goed om vooraf bij de planning te bekijken bij welke projectpunten de meeste mensen betrokken zijn omdat dit de punten zijn die met meeste tijd gaan kosten. Bouw bij deze punten een flinke veiligheidsmarge in.

Externe partijen zijn ook vaak een grote vertragende factor. Vaak hebben deze slechts een beperkt belang bij het project en ook hier geldt hoe groter de partij hoe langer de doorlooptijd. Denk daarbij aan banken of providers en processen als het inbouwen van een betaalsysteem in een webwinkel. Als vooraf al duidelijk is dat dit soort partijen onderdeel zijn van het proces, ruim ik hiervoor de dubbele hoeveelheid tijd in zowel qua capaciteit als doorlooptijd.

Bewaking

Tussentijds ben je ook iedere week bezig met het bewaken van de voortgang. Dit houdt in dat je zeer regelmatig iemand achter zijn broek aan moet zitten. Leuk is dit niet maar wel essentieel voor het nakomen van afspraken en het halen van deadlines.
Zelf werk ik graag met kleinere bureaus en ZZP-ers. Zij begrijpen vaak heel goed de impact van het project voor hun werkzaamheden en kunnen daarom vaak goed plannen. Daarbij komt dat je dan minder achter zaken aan hoeft te gaan omdat men achter de schermen vaak al met de uitvoering bezig is. En op vrijdagmiddag om vijf uur wordt de telefoon ook nog gewoon opgenomen.

In de afgelopen 4 jaar zijn er door Impro Marketing een kleine 40 projecten afgerond of onderhanden. De planning hiervoor hebben wij in Excel gemaakt. Daarnaast maken wij ook veel gebruik van Google Docs voor het opstellen en delen van planningen, dit is in 2013 overgegaan naar Google Drive.
Als je niet zo handig bent met Excel zijn er ook (gratis) tools op de markt zoals Timewriter.
Zeker in drukke tijden helpt plannen om ’s nacht goed te kunnen slapen. Wat je je ook aan kunt leren als de druk (te) groot wordt is om niet direct te gaan werken aan een project maar eerst tijd te besteden aan de planning om te beoordelen waar prioriteiten liggen. Dat is tegennatuurlijk gedrag maar helpt enorm om onder druk te presteren en alle afspraken na te kunnen komen door regelmatig dingen anders te organiseren of te delegeren.

Bekijk ook de tip van november!

Voor vragen of opmerkingen mail frank@impromarketing.nl of kijk of www.impromarketing.nl voor voorbeeld projecten.

Labels:, ,

Frank Spronk

Sinds 1992 werkzaam in marketing en nog steeds gefascineerd door wat de essentie is van een succesvol product. Door internet is de wereld afgelopen jaren erg veranderd en door met die veranderingen mee te gaan en te verdiepen in online marketing blijft het een enorm interessant vak.

Contact

Impro Marketing

Ericssonstraat 2
5121 ML Rijen
The Netherlands

+31 (0) 13 – 302 9001

error: Content is protected !!